Règlement de participation pour exposants
En participant à l'événement Planète Zen comme exposant, vous acceptez les conditions suivantes
Règlement de participation pour exposants au Planète Zen de Liège mars 2025
1. DEFINITION
Le présent règlement définit par "exposant", l’exposant lui-même et la société dont les références se trouvent sur le bon de commande, ses employés, préposés ou mandataires et par "organisateur", Pascal Dethier/Planète Zen dont l'activité est hébergée au sein de la coopérative KALICOOP scrl fs sise Rue de Steppes, 24 à 4020 Liège Belgique. Le règlement est censé être lu et approuvé par l’exposant qui l’accepte sans conditions et sous sa forme affichée sur le site internet de Planète Zen.
Ce contrat/ces conditions générales s'appliquent dès lors que l'exposant a envoyé un formulaire d'inscription à l'organisateur et que celui-ci lui a signifié sa validation.
2. ADMISSION
Les emplacements/stands sont loués à toute personne physique ou société ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L’exposant doit représenter une alternative de mieux-vivre durable, qui respecte l’Humain & la Nature. Il peut s’agir de développement personnel, de bien-être, de médecines douces, d’alimentation bio, végan ou alternative, d’agriculture locale et de saison, de développement durable, d’écologie, d’actions citoyennes, d’associations, de commerce équitable, … L'exposant qui s'inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activité.
L'organisateur se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute demande de participation. De même l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée. Le refus ou l'annulation d'une demande de participation ne donne lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement intégral des arrhes versées. L'organisation des événements Planète Zen peut est sous la surveillance d'un organisme de contrôle des discours sectaires, et toutes pratiques illégales de la médecine/psychologie sont interdites au salon.
Tout exposant souhaitant rejoindre un événement Planète Zen doit prendre connaissance de la charte d'éthique et y adhérer. La charte sera soumise à l'approbation et à la signature de chaque exposant. La charte est consultable ICI .
3. RESERVATION
Toute réservation doit être faite via le formulaire prévu à cet effet et distribué par l'organisateur. Toute réservation implique le paiement correspondant dans les délais fixés, suivant les formules décrites dans le formulaire de réservation ou dans les CGV écrite sur cette page. La réservation se fait en ligne par un formulaire Google Forms publié sur le site internet de Planète Zen. L'organisateur ainsi que la coopérative Kalicoop auront accès à ces données. Les données seront traitées en respect avec le RGPD et ne seront jamais revendues.
Les stands/empalcements sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d'occupant ne peut se faire sans l'accord écrit de l'organisateur. Pour une question de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés sans l'accord de l'organisateur. Cependant Planète Zen peut faire des exceptions pour les regroupements, les associations de thérapeutes. Ces stands seront alors de min. 12m² pour maximum 5 professionnels dans le même thème uniquement.
L'exposant peut choisir son stand/empalcement dans le plan de lotissement des stands/emplacements prévu sur le plan provisoire. Chaque stand, emplacement correspondant à un prix fixe définit dans la grille tarifaire.
Comme indiqué sur le Formulaire d"inscription en ligne, celui-ci devient un contrat dès lors que l'organisateur valide l'inscription de l'exposant et lui signifie par mail. Une facture d'acompte de 100 € sera établie d'office. En cas d'annulation, l'acompte est définitivement perdu.
4. PAIEMENT
Toute réservation via le formulaire d'inscription en ligne implique la signature électronique, l’acceptation des CGV, du règlement de participation et le paiement intégral de la totalité du montant prévu.
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. S’agissant de mutualisation de l’argent des exposants pour couvrir la majorité des frais liés à l’événement, le non-respect des délais de paiement porte préjudice à l’organisateur et aux exposants. Afin de pouvoir honorer des engagements financiers pris bien avant l'événement, il est important que chacun respecte ses engagements.
Un acompte de 100 € est à verser dès confirmation écrite ou orale de la sélection de l'exposant, sur le compte Belfius BE80 0689 4208 8477 avec comme communication les références reprises sur la facture.
Le renvoi de l'offre signée ou le versement de l'acompte ou l'envoi de matériel ou la demande d'ajout au groupe Facebook réservé aux exposants suffit à considérer pleinement, de la part de l'exposant, que son inscription est valide, confirmée et donc payable entièrement selon les règles en vigueur reprises sur ce document.
Le solde sera payé au plus tard à la date mentionnée sur le formulaire de réservation ou par défaut 20 jours ouvrables avant l'événement. L'exposant ne peut disposer de son stand/empalcement que moyennant le paiement de la totalité des montants dus avant l'événement concerné. La facture globale sera envoyée à l'exposant. Sauf stipulation contraire et écrite, les factures doivent être réglées entièrement au comptant.
Toute facture non payée à l’échéance entraînera l'envoi d'un premier rappel gratuit. Après l’envoi du premier rappel laissé sans suite dans un délai de 14 jours calendrier, nous appliquerons l'intérêt au taux directeur majoré de 8 points de pourcentage visé à l'article 5, alinéa 2, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire d’un montant tel que prévu à l’article XIX, §4, 2° de la loi du 4 mai 2023 (Loi portant insertion du livre XIX "Dettes du consommateur" dans le Code de droit économique). Les frais de mise en demeure pour chaque rappel supplémentaire, qui s’élèvent à 7,50 EUR, majorés des frais d’affranchissement applicables au moment de l’envoi, sont à charge du client. Toute facture qui n’est pas contestée par écrit endéans les 7 jours ouvrables de la prestation du travail, de la livraison ou de la réception de la facture, selon le cas, est réputée acceptée sans réserve par le client. En cas de litige, sont seuls compétents les tribunaux de Liège, division Liège. Les présentes conditions générales sont applicables à toutes les transactions commerciales de Kalicoop SC, que ces dernières soient réalisées avec des consommateurs ou des entreprises.
Tout frais de poursuite et d’honoraires pour le recouvrement de facture(s) impayée(s) seront à charge du client.
5. PLAN DE LOTISSEMENT
L'organisateur s'efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d'arrivée. En aucun cas, l'organisateur n'est tenu par une localisation déterminée. L'organisateur informera tout exposant ayant fait une demande particulière quant aux possibilités d'exécution de sa demande.
L'exposant s'engage à utiliser l'espace qui lui est concédé pour les 2 jours, sans empiéter sur les allées, pour des questions de sécurité. Sauf accord préalable de l'organisateur, l'exposant ne peut ni changer d'emplacement, ni faire du racolage dans les allées, ni faire de la distribution ailleurs qu'à l'endroit déterminé par son stand.
6. PRODUITS ET SERVICES
Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. L’organisateur n'assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l'égard des tiers. L'organisateur se réserve le droit de refuser la présence de certains produits et services sur l'événement s'il juge que ces derniers ne sont pas en adéquation avec le thème et l'éthique de la manifestation.
Pour les exposants concernés, les certifications Bio, Ecocert, Certisys... doivent être consultables durant l'événement sur simple demande de l'organisateur ou d'un office de contrôle.
Les produits de soins et de cosmétiques ne doivent pas nécessairement être labélisés Bio pour autant qu'ils soient issus de filières durables, équitables ou de l'agriculture biologique ou de composition 100% naturelle.
Une liste de 20 ingrédients entrant dans la composition de soins et de cosmétiques a été établie. Elle est disponible sur le site internet (http://www.planete-zen.org/pages/liege-2018/les-ingredients-cosmetiques-interdits.html) ou sur simple demande par mail. Aucun produit utilisant ces ingrédients n'est permis à la vente durant l'événement L'exposant pris en défaut pourrait se voir exclu de la manifestation et de la communication.
L'exposant s'engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un tiers entraine automatiquement l'exclusion de l'événement, l'annulation d'éventuelles réservations pour des manifestations ultérieures. L'organisateur se garde le droit de se porter partie civile ou d'attaquer en justice l'exposant qui aurait des pratiques préjudiciables aux visiteurs et/ou à l'organisateur ou à l'image de marque de Planète Zen.
7. PRODUITS EXCLUS
Aucun produit toxique ou explosif ou d'une dangerosité similaire ne peut être introduit dans le lieu du salon. De plus, les exposants s'engagent à respecter les normes et règles en vigueur dans les lieux de la manifestation et celles prévues par le règlement communal. Tout défaut sur ce point conduit à des poursuites judiciaires.
8. AMENAGEMENT
L'organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dont l'état et/ou la présentation serait de nature à déprécier l'allure visuelle générale de l'événement. En outre l'organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant, le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l'esthétique générale ou qui serait resté inoccupé. Si un exposant a rempli un formulaire d'inscription, qu'il est présent dans la "guide du visiteur" et qu'il n'est pas présent durant l'entièreté de l'événement, des frais de 50% du montant total de la facture (avec un min. de 250 euros) lui seront facturés.
9. PRESENCE AU STAND
Les exposants s'obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d'une personne sur le stand en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour recevoir et renseigner les visiteurs.
10. NETTOYAGE ET GESTION DES DECHETS
Avant l'ouverture de l'événement pour les visiteurs, les sols seront nettoyés par les soins de l'organisateur, à l'exception de l'intérieur des stands.
Les exposants pourront s'approvisionner en sac poubelle règlementaire auprès de l'organisateur contre paiement. Le tri des déchets doit être respecté. Leur enlèvement se fera par les soins de l'exposant. L'enlèvement de déchets laissés sur place donne lieu à une facturation 25€/m³ avec un minimum d'1m³.
11. DEMONTAGE
Sauf autorisation écrite de l'organisateur, aucun exposant ne peut procéder au démontage, même partiel, de son stand avant les heures de fermeture. Par défaut, au plus tôt, 10 minutes après la fermeture officielle de la manifestation. Le non-respect de cette clause entraine automatique des frais à l'exposant (25 €/h) avec un minimum de 50 € .
Par ailleurs les emplacements doivent être vidés et nettoyés à la date prévue. Passé ce délai, l'organisateur procédera à l'évacuation de tout matériel ou marchandise restant ainsi qu’à la remise en état des lieux et ce aux risques et périls de l'exposant et aux frais de l'exposant. L’organisateur n'aura aucune formalité judiciaire à remplir à cet égard.
12. RESPONSABILITES ET ASSURANCES
L'organisateur assure en incendie, tant pour son compte que pour celui des exposants, le matériel du stand (structure uniquement) et le mobilier mis à disposition.
L'organisateur décline toute responsabilité, notamment celle qui concerne toute faute ou dommage provoqué par un des exposants, ainsi que tout dommage ou vol qui pourrait subvenir au matériel exposé, pour quelque raison que ce soit.
Chaque exposant est invité à contracter une assurance RC et vol couvrant son matériel et surtout à prendre les dispositions nécessaires pour mettre en sécurité tout objet de valeur.
L'exposant doit prévoir une clause d'abandon de recours contre l'organisateur et les occupants du Palais des Congrès de Liège
13. ANNULATION & DÉSISTEMENT
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. Considérant qu'un emplacement prévu mais inoccupé est préjudiciable à l'image, à la cohérence et à la qualité du salon, tout exposant n'occupant pas un emplacement prévu pour lui durant l'événement, et ce, qu'il soit repris ou non dans le catalogue, ayant versés des arrhes ou non, se verra facturé le montant prévu sur le formulaire d'inscription augmenté de frais équivalant à 50% du montant total, avec un minimum de 250 €.
Une fois la communication sur l'exposant commencée, il va de soi que le contrat est exécuté et qu'il n'y a plus de droit de rétractation. Comme le prévoit la loi, s'agissant d'un contrat B2B, il n'y a aucun droit de rétractation. Une fois le formulaire d'inscription rempli, aucune annulation ne peut être demandée par l'exposant.
14. DROITS D’AUTEUR – PROPRIETE SUR IMAGE
L’organisateur demande du matériel écrit, visuel, audio, audiovisuel pour communiquer sur l’exposant et ses activités. Ce dernier s’engage à ne transmettre que du matériel dont il possède les droits de diffusion, d’utilisation et confère à l’organisateur la libre utilisation ou transformation afin d’inviter les visiteurs à venir rencontrer l’exposant sur l’événement. L'organisateur fournit à l'exposant lors de la confirmation de son inscription une fiche signalétique que l'exposant doit compléter et renvoyer dans les 7 jours. Passé ce délais, l'exposant autorise l'organisateur à utiliser les textes, photos ou toute autre forme de communication présents sur le site internet et sur les réseaux sociaux de l'exposants.
L’organisateur n'assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de plainte en matière de droit d'auteur, de propriété intecllectuelle, de copyright ...
En cas de plainte à ce sujet contre Planète Zen, l’organisateur déclinera toute responsabilité et se retournera vers l’exposant ayant fourni les visuels sans autorisation des détenteurs des droits.
Il en va de même pour tous les visuels utilisés par les exposants sur le salon.
15. REGLEMENT
Pour donner suite à l'envoi du formulaire d’inscription, complété et signé par mail ou directement via un formulaire mis en ligne sur le serveur de Google Forms, le souscripteur/exposant s'engage à respecter toutes les clauses, quelles qu’elles soient, du présent règlement ainsi que du règlement d'ordre intérieur du Palais des Congrès de Liège ainsi que le règlement communal ainsi que de la Charte d'éthique. L'organisateur est le seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne l'application desdites clauses.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Liège sont compétents.
